Política de Privacidad

Esta Política aplica a los usuarios de Wiboss en Colombia y en España. Para usuarios en Colombia, el tratamiento se rige por la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, con la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) como autoridad de control. Para usuarios en España, el tratamiento se rige por el RGPD y la LOPDGDD, con la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) como autoridad de control, ante la cual puede presentar reclamaciones (www.aepd.es).

FUGGER GROUP SAS, sociedad constituida en Colombia con domicilio en Bogotá, que opera Wiboss, es el Responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de la plataforma wiboss.ai, de la aplicación Wiboss para Android y de sus servicios asociados.

Contacto para asuntos de privacidad: privacidad@wiboss.ai

Visitantes del sitio web: dirección IP, datos de navegación (cookies técnicas) e información de contacto si usa el formulario comercial.

Clientes y usuarios de la plataforma: nombre, identificación, correo electrónico, empresa, credenciales de acceso (contraseña almacenada con hash bcrypt, nunca en texto plano) y actividad dentro del sistema.

Empleados de organizaciones cliente: datos gestionados por la organización contratante como Responsable del Tratamiento. Wiboss actúa como Encargado del Tratamiento; los presentes Términos y esta Política de Privacidad constituyen el acuerdo de tratamiento de datos (encargo) entre Wiboss y cada organización cliente, aceptado al contratar el servicio.

Aplicación Wiboss para Android: la usan las personas a quienes su organización les da una cuenta. Usa los permisos del teléfono solo para lo siguiente:

• Cámara: fotos de evidencia al registrar inspecciones, reportes de condiciones inseguras y entregas de elementos de protección, dotación o armamento; fotos de la cédula para leer sus datos durante la contratación; y la foto de la cara de la persona contratada, que la organización usa como referencia para comparar la cara de quien abre turno en el puesto. La foto de la cara es un dato biométrico: solo se registra con la autorización de su titular, que puede retirarla.
• Fotos y archivos del teléfono: solo los que el usuario elige adjuntar.
• Ubicación: solo mientras la aplicación está abierta, al guardar una inspección un reporte o una visita, para dejar constancia de dónde se hizo. Nunca en segundo plano. Si el permiso se niega, el registro se guarda sin ubicación.
• Datos de salud: el concepto médico de ingreso (apto o no apto, con sus observaciones) que registra el responsable de seguridad y salud en el trabajo. Es un dato sensible: las observaciones solo las ven seguridad y salud en el trabajo, la gerencia general y la presidencia; recursos humanos, operaciones y contratación ven únicamente si el resultado es apto o no apto. Wiboss fija esos cargos y la organización decide qué personas los ocupan.
• Notificaciones: un identificador del teléfono para hacerle llegar los avisos de su organización.
• Asistente: lo que el usuario escribe en el chat se envía al motor de inteligencia artificial para responderle.

La aplicación no rastrea la ubicación, no muestra publicidad y no lleva herramientas de analítica de terceros.

Aplicación Wiboss Minuta para Android: va en el teléfono que la organización deja en cada puesto de vigilancia y enlaza a ese puesto con un código. No tiene cuentas de persona. Trata lo siguiente:

• Identificación de quien abre, cierra o recibe el turno: una foto de su cara, que se compara con su foto de referencia y no se guarda: se conserva el resultado, no la foto, y el teléfono no se queda con copia, o su número de cédula con el PIN del puesto. La comparación facial solo se hace con la autorización biométrica del titular.
• El libro del puesto: lo que el vigilante anota (novedades, rondas, observaciones, relevos), las fotos que adjunta y, de las personas y vehículos que entran, el nombre, el documento, a quién visitan, quién autoriza y la placa. El nombre y el documento del visitante se guardan cifrados.
• El teléfono: su identificador de Android, la marca y el modelo, la versión de la aplicación y, cada pocos minutos, cuántos registros tiene sin enviar y la hora de su reloj, para que la organización sepa qué teléfono hay en cada puesto y si está conectado.
• Sin señal: lo anotado se guarda en el teléfono hasta que se puede enviar, y se borra del teléfono cuando la organización lo desenlaza del puesto.

Wiboss Minuta es una herramienta de supervisión de la organización sobre sus puestos: no usa la ubicación ni el micrófono, no muestra publicidad y no lleva herramientas de analítica de terceros.

• Creación y gestión de cuentas y acceso a la plataforma
• Prestación de los servicios contratados
• Envío de comunicaciones transaccionales del sistema
• Facturación y gestión comercial
• Soporte técnico
• Mejora del servicio (datos anonimizados)
• Cumplimiento de obligaciones legales

Wiboss no vende ni comparte datos personales con terceros para fines comerciales propios. Los datos son compartidos únicamente con los siguientes subencargados tecnológicos, necesarios para la prestación del servicio:

También podemos compartir datos con las autoridades competentes cuando exista obligación legal (en Colombia: SIC, fiscalía, jueces; en España: AEPD, juzgados y tribunales).

El uso de proveedores con sede en Estados Unidos implica transferencias internacionales de datos. Wiboss ha adoptado las salvaguardas contractuales correspondientes: para usuarios en Colombia, conforme al Artículo 26 de la Ley 1581 de 2012; para usuarios en España, mediante las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea (art. 46 RGPD). Los clientes son informados de estas transferencias en la presente Política y en los Términos y Condiciones, que rigen el encargo del tratamiento y se aceptan al contratar el servicio.

Implementamos medidas técnicas y organizativas para proteger sus datos:

• Cifrado TLS 1.3 en todas las comunicaciones
• Cifrado AES-256 en bases de datos en reposo
• Separación por organización: cada dato lleva la organización a la que pertenece, las consultas del servicio se filtran por la organización del usuario autenticado y la base de datos aplica además políticas de seguridad por fila en las sesiones autenticadas
• Autenticación con sesión segura (httpOnly cookie, no accesible desde JavaScript)
• Bloqueo automático de cuentas tras intentos fallidos de acceso
• Control de acceso por roles — ningún usuario accede a datos de otra organización
• Backups diarios cifrados con retención de 30 días
• Registro de auditoría de modificaciones a datos sensibles

Conservamos los datos mientras la cuenta esté activa. Hoy la supresión ocurre a petición, no por el paso del tiempo: no existe todavía un borrado automático por antigüedad, salvo los dos plazos técnicos de la tabla.

El cliente puede exportar sus datos en cualquier momento mientras la cuenta exista. Para que dejemos de tratar los suyos, ejerza el derecho de supresión de la sección 8: lo atendemos sobre la ficha de la persona y sobre los archivos asociados, y dejamos constancia de la operación.

Una supresión no alcanza en el acto a la copia de seguridad que guarda Backblaze: está bloqueada contra el borrado durante 30 días, también para nosotros, y lo suprimido sigue en ella, cifrado, hasta que caduca.

Preferimos decir esto a publicar un plazo que no cumpliríamos. Cuando el borrado automático por antigüedad esté en funcionamiento, esta sección lo indicará con sus plazos concretos.

Conforme a la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:

• Conocer los datos personales que tenemos sobre usted
• Actualizar y rectificar datos inexactos o incompletos
• Suprimir sus datos cuando no exista deber legal de conservarlos
• Revocar la autorización de tratamiento
• Acceder gratuitamente a sus datos al menos una vez al mes

Para ejercer sus derechos, envíe una solicitud escrita a privacidad@wiboss.ai indicando su nombre, identificación y el derecho que desea ejercer.

Tiempo de respuesta: 10 días hábiles para consultas · 15 días hábiles para reclamos.

También puede presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC): www.sic.gov.co · Línea gratuita: 01 8000 910 165

Wiboss utiliza únicamente cookies técnicas estrictamente necesarias para el funcionamiento de la plataforma (gestión de sesión autenticada). No utilizamos cookies de seguimiento, analítica de terceros ni publicidad.

Los cambios sustanciales serán notificados a los usuarios registrados por correo electrónico con al menos 30 días de anticipación. La versión vigente siempre estará disponible en esta página.